Manual de usuario NetControlXml

Manual de Usuario del Sistema NetControlXml

Sistema para la descarga masiva y administración de archivos Xml de facturas electrónicas 

Antes que nada vale la pena comentar, que este manual es para las personas que quieren aprender de una forma escrita y metódica los conceptos y procedimientos que conforman este sistema, si usted es así lo que le recomendamos es que lea todo este manual de usuario para comprender todo el funcionamiento y manejo del sistema NetControlXml, En caso contrario de que usted no quiera leer o no tenga tiempo de leer todo este manual de usuario, no se preocupe, en el siguiente link: Video Tutorial del funcionamiento del sistema NetControlXml, en el cual se explica de forma visual y con ejemplos como es que funciona el sistema y los beneficios que se pueden obtener si se usa de la forma correcta.

Si usted ya ha visto el tutorial o quiere instalar el sistema para evaluarlo por usted mismo le recomendamos que realice la descarga una versión demo de la aplicación de forma gratuita desde el siguiente link :

Descargar e instalar NetControlXml

Introducción

El objetivo del presente tutorial es capacitar al usuario en el uso del sistema NetControlXml para su correcta utilización, de esta forma podrá conocer todos los procesos que es posible realizar mediante este sistema, y con esto poder obtener todos los beneficios que este sistema brinda.

¿ Que Es NetControlXml ?

NetControlXml es un sistema sencillo e intuitivo de administración de archivos XML  de facturas electrónicas, las cuales podrán ser descargadas desde el portal del SAT de forma masiva evitando así la tediosa y titánica tarea de descargar una a una cada una de los comprobantes fiscales  que son enviadas o recibidas por los contribuyentes, los cuales  pueden ser personas físicas o personas morales con las que se realizan transacciones comerciales.

Nota: Ademas en el caso de las facturas Xml ya existentes en la empresa, estas podrán ser procesadas y organizadas en el sistema NetControlXml para evitar que tengan que ser descargadas de nueva cuenta. 

Figura 1: En la figura se muestra la apariencia de la pantalla de Inicio del sistema  una vez que se ha NetControlXml,iniciado sesión dentro del mismo. Consideraciones del Sistema de administración Organiza Xml

En lo que respecta a la administración y organización de los archivos XML de los CFDI (Comprobante Fiscal Digital Internet) conviene tener en cuenta lo siguiente:

  • Se tiene la obligación fiscal de almacenar los XML recibidos por lo menos durante 5 años.

  • Si un Archivo Xml no se recibió por cualquier razón, entonces ese gasto no es deducible. Por ejemplo si nuestro proveedor se equivocó en alguna letra del RFC, para nosotros no es deducible, habrá que pedirle al emisor la generación del Xml correcto para poderlo deducir.

  • Los Archivos Xml se pueden recibir por correo enviados directamente por el proveedor, lo cual es importante porque incluye el PDF Original del emisor, Pero la opción más fácil y segura es entrar directamente al portal del SAT y bajar todos y cada uno de los Xml recibidos de proveedores con esto sabemos que todos los Xml descargados y organizados están vigentes.

  • También sabemos que es un Xml recibido en la base de datos del SAT y por lo tanto un comprobante válido.

  • Los Archivos Xml que ya se tengan se podrán combinar con los archivos descargados directamente desde el SAT, el sistema identificara los archivos que ya se encuentren organizados y no se duplicaran, esto es para no tener la necesidad de revisar cada uno de los archivos XML a ver cuál ya ha sido descargado y organizado previamente en el sistema.

  • El sistema ofrece la posibilidad de generar el archivo PDF de las facturas electrónicas de las cuales no se cuenta con el PDF Original del Emisor. Esto es muy útil ya que el usuario podrá generar una representación impresa genérica de todas sus facturas si así lo desea.

El UUID de cada XML es requerido para el registro contable y en el informe de pólizas al SAT en el Xml. Por lo cual NetControlXml será de gran utilidad ya que podrá estar seguro que todos los archivos Xml fueron descargados y procesados correctamente. 

Crear una cuenta de usuario demo en el sistema NetControlXml

Por motivos de Seguridad, para poder acceder a la aplicación NetControlXml es necesario contar con un Nombre de Usuario y una Contraseña, El sistema le ofrece la posibilidad de solicitar una cuenta demo para poder acceder y de esta forma poderlo evaluar, ya que dentro de sistemasnet estamos completamente convencidos de que los usuarios no deben pagar por un software que no cumple con las expectativas para la tarea que se le requiera,  es por esto que ademas de poner a su disposición estos sistemas.

Figura 2: Pantalla de inicio de sesión en el sistema NetControlXml, en donde se puede apreciar la información que se le solicitara al usuario para poder acceder e iniciar sesion, ya que este sistema funciona con una base de datos alojada en un servidor en la nube, es primordial que se asegure que su equipo cuente con una conexión a internet, ya que de lo contrario no podrá acceder ni utilizar las funciones que se describirán en el presente manual de usuario.

Para dar de alta una nueva cuenta de usuario se podrá dar click en el botón inferior en color azul donde dice “Solicitar prueba de 15 días de la aplicación”,  (Nota: si usted ya cuenta con un nombre de usuario y contraseña omita este paso y colóquela en los campos usuario y contraseña para poder acceder).

Ventana inicial para solicitar una cuenta demo por 15 dias

 

Figura 3: Pantalla para registrar Nueva Cuenta en el Sistema

Figura # 3: En esta pantalla se solicitara al usuario que ingrese los datos requeridos para crear la nueva cuenta de acceso, esta información es muy importante ya que permitirá controlar y garantizar la seguridad de cada uno de los usuarios que acceden, ya cuando se han llenado de forma correcta cada uno de los datos solicitados y si el usuario que se desea dar de alta se encuentra disponible  basta con dar Click en el botón “Aceptar” para que la cuenta sea creada correctamente. Con esta información se podrá iniciar sesión en el Sistema de forma segura, guarde esta información ya que son datos confidenciales que deben conocer solo las personas autorizadas para que entrar y  hacer uso del sistema.

Interfaz de uso de NetControlXml

El sistema NetControlXml tiene como objetivo realizar de forma masiva y automática 3 tareas muy comunes que actualmente tienen que realizar los contadores o personal administrativo en las empresas, a las cuales se les asigna la tarea de revisar que todas las facturas que se le realicen a la empresa por gastos, compras, inversiones,adquisicion de mercancias, etc. sean validas y se encuentren registradas de forma correcta en el sistema de administración tributaria ( SAT ), ya que de no ser así, es posible que estas facturas no puedan ser tomadas en cuenta para la comprobación de gastos y/o devoluciones de IVA.

A continuación se detallara los procedimientos que se podrán realizar en NetControlXml, estos procedimientos solo se podrán hacer después  de que se haya iniciado sesión en el sistema como se indicó en la sección anterior de este mismo manual de usuario, en caso de no poder accesar al sistema o tener un problema con la instalacion, puede enviar un correo electrónico explicando su situación al departamento de soporte técnico : carlos.cordoba17@gmail.com , el cual se contactara con usted a la brevedad posible para dar solución a su problema.

Menú Parámetros:  

El Menú Parámetros nos mostrara un formulario auxiliar en donde el usuario podrá modificar los valores de los parámetros a utilizar por el sistema para las acciones repetitivas, esto con la intención de facilitar al usuario el uso y manejo del sistema, los parámetros predefinidos a configurar son entre otros los siguientes:

A: RUTA_DESCARGARXML_EMITIDOS; En este parámetro el Usuario debe indicar la Ruta predefinida de donde desea que sean guardados los archivos XML de las facturas electrónicas Emitidas que son descargados desde el portal SAT.

B: RUTA_DESCARGARXML_RECIBIDOS; En este parámetro el Usuario debe indicar la Ruta predefinida de donde desea que sean guardados los archivos XML de las facturas electrónicas Recibidas que son descargados desde el portal SAT.

C: RUTA_ORGANIZARXML_EMITIDOS; En este parámetro el Usuario debe indicar la Ruta predefinida de donde desea que sean Organizados los archivos XML de las facturas electrónicas Emitidas una vez que son procesadas en el sistema. Aquí se guardaran lógicamente las facturas electrónicas procesadas

D: RUTA_ORGANIZARXML_RECIBIDOS; En este parámetro el Usuario debe indicar la Ruta predefinida de donde desea que sean Organizados los archivos XML de las facturas electrónicas Recibidas una vez que son procesadas en el sistema. Aquí se guardaran lógicamente las facturas electrónicas procesadas

 

 

Figura 5: Pantalla de Modificación de Parámetros Predefinidos del Sistema

En esta pantalla del sistema como se ve en la figura # 5 se muestra la lista de los parámetros que pueden especificase para que sean cargados cada vez que el usuario inicie sesión, con eso evitar que sea un trabajo tedioso estar seleccionando por ejemplo cada vez que se accese al sistema la carpeta en donde se desean descargar los archivos XML tanto recibidos como emitidos, así con esto solo bastara especificar la primera vez que se acceda y después se utilizaran estos valores de forma predefinida ahorrando así gran cantidad de tiempo facilitando este trabajo.

Menú Catalogo Empresas

 

El Menú Catalogo empresas nos mostrara el formulario básico en donde el usuario podrá dar de alta nuevas empresa (Personas Físicas o Personas Morales) así como consultar y modificar los valores de estas mismas, estas empresas son las que el sistema utilizara para consultar y verificar que la descarga de archivos XML desde el SAT sean correctos en base a los RFC (Registro Federal de Contribuyentes)

 

Figura 6: Pantalla de Consulta de Empresas Registradas en el Sistema

En esta pantalla como se observa en la figura # 6 se muestra la lista de empresas registradas por el usuario, las cuales son con las que el sistema  NetControlXml podrá descargar y organizar los archivos XML así como generar la versión para imprimir de las facturas electrónicas en archivos PDF genéricos.

Nota: Es importante mencionar que la cantidad de empresas a registrar en el sistema estará restringida por la versión que el usuario haya adquirido la licencia de uso, por default al crear una nueva cuenta se activa una licencia de tipo “DEMO”, la cual permite al usuario agregar una empresa y en base a esta información poder descargar y administrar los archivos XML desde el Portal del SAT.

  

Figura 7: Detalle de la información solicitada para el registro de las empresas

Menú Cambiar Contraseña

Por medio de este menú el usuario podrá cambiar la contraseña que utiliza para iniciar sesión en OrganizaXml, con el objetivo de tener la seguridad de que nadie más conocerá ni entrara a la cuenta de otro usuario que no le pertenezca y así mantener 100% segura y confidencial la información dentro del sistema.

                                   

Figura 9: Ventana para cambiar la contraseña de usuario en el sistema.

Para realizar el cambio de la contraseña de acceso bastara con dar clic sobre la opción Cambiar Contraseña de Usuario, dentro del Menú Archivo, con lo cual se abrirá la ventana mostrada en la figura #9, en la que el usuario tendrá que especificar la contraseña actual con la que accede al sistema así como la nueva contraseña que se quiera usar a partir del cambio.

Menú Ventanas

Siempre que se abre un programa, un archivo o una carpeta, se muestra en la pantalla en un cuadro o marco llamado ventana (de aquí procede el nombre del sistema operativo Windows; “Windows” es ventana en inglés). En Windows, las ventanas aparecen en cualquier lugar, por lo que resulta importante entender cómo se pueden mover, cambiar de tamaño o simplemente hacerlas desaparecer.

Como el sistemaNetControlXml es una aplicación de escritorio basada en el sistema operativo Windows es importante que el usuario conozca las diferentes formas de trabajar en el sistema mediante ventanas para facilitar un poco sus tareas cotidianas, ya que una vez que el usuario identifica el modo que más le agrade o facilite su trabajo será más rápida la realización de las tareas a realizar dentro del sistema, ya que las ventanas podrán ser acomodadas al gusto de cada usuario.

Figura 14: Ejemplo de cómo  se verían las ventanas según el tipo de organización elegida por el usuario (esta organización solo aplica cuando el usuario tiene dos o más ventanas abiertas dentro del sistema OrganizaXml)

Menú Descarga Masiva de Xml del SAT

A continuación se detalla el procedimiento más importante dentro del sistema NetControlXml, “La descarga masiva de Archivos Xml desde el SAT”, antes de comenzar a explicar el funcionamiento es necesario hacer mención que como la descarga de los archivos se origina desde la misma página del SAT, la mayoría de los usuarios ya estará familiarizada con este proceso que resulta tedioso y repetitivo, así que no será difícil entender las adaptaciones que ofrece el sistema NetControlXml para hacer más sencilla esta tarea tan engorrosa ahorrándonos con esto muchas horas de trabajo que pueden ser utilizadas en el desarrollo de otras actividades.

 

Figura 15: Apariencia del formulario para descarga masiva de Archivos Xml en donde se Identifican las secciones con las que se va interactuar.

Como se observa en la figura # 15, al ingresar a la sección descarga masiva de Xml del SAT, el sistema mostrara una adaptación de un navegador web el cual será el medio de interacción que se utilizara para comunicar la aplicación OrganizaXml con los servidores del SAT y poder realizar la descarga masiva de comprobantes fiscales fiscales emitidas y/o recibidas, dependiendo del tipo de licencia con la que cuenta el usuario se puede cargar inicialmente la página principal del SAT o la página principal de OrganizaXml, las versiones COMPLETA y PROFESIONAL están libres de publicidad para comodidad del usuario.

Para descargar los archivos Xml de forma masiva bastara con iniciar sesión en la página del SAT con su RFC como la hace actualmente seleccionando en la parte inferior del sistema ya sea que desee descargar los archivos Xml emitidos o recibidos, además debe indicar el periodo del cual desea descargar los archivos a su computadora como se mostrara en la siguiente figura:

Figura 16: en la figura se apreciarla página del SAT donde se especifica el periodo de las facturas que serán descargadas en la carpeta seleccionada.

Una vez que ya se han consultado las facturas que se desean descargar, el usuario solo tendrá que dar clic sobre el botón “Descargar Xml” que se encuentra en la parte inferior del formulario, hecho ya este paso solo queda esperar a que se terminen de descargar de forma automática las facturas electrónicas que coinciden con el criterio de búsqueda especificado previamente por el usuario, mientras se descarga el total de las facturas el usuario podrá ver el avance total de la descarga.

 

 

Figura 17: en la figura se observan algunas de los comprobantes fiscales digitales, que serán descargadas al momento de dar Click en el botón “Descargar Xml”,despues de esto se le recomienda esperar mientrasel sistema realiza la descarga de cada uno de los comprobantes fiscales.

EL TIEMPO DE DESCARGA APROXIMADO DE 500 XML VARIA ENTRE 75 Y 100 SEGUNDOS, DEPENDIENDO DE FACTORES EXTERNOS QUE AFECTAN DIRECTAMENTE A ESTE TIEMPO, ESTOS FACTORES PUEDEN SER, LA VELOCIDAD DE INTERNET DISPONIBLE EN EL EQUIPO DONDE SE REALIZA LA DESCARGA, LA CAPACIDAD DEL EQUIPO Y ESPACIO LIBRE DONDE SE DESCARGAN,LA SATURACION DE LOS SERVIDORES DEL SAT, ETC. ENTRE OTROS FACTORES

 

 

 

Menú Organización Masiva de Xml,

El sistema ofrece además de la opción de descargar los archivos Xml desde el portal del SAT, una herramienta de administración de archivos, los cuales serán leídos para obtener la información relevante de cada Xml para organizar los archivos en base a estos datos para su fácil localización posterior:

Los archivos Xml Recibidos se Organizaran siguiendo la siguiente estructura lógica

—RFCRECEPTOR

———RFCEMISOR

—————–  AÑOMES

Los archivos Xml Recibidos se Organizaran siguiendo la siguiente estructura :

—RFCEMISOR

———RFCRECEPTOR

—————–  AÑOMES

Los archivos Xml organizados y procesados podrán ser consultados posteriormente para obtener reportes y ofrecer la opción de exportar a Excel para su mejor manejo por el usuario:

Menú Consultar COMPROBANTES FISCALES

En esta sección el usuario podrá consultar y filtrar la información de las facturas electrónicas que son procesadas en el sistema, ya que toda la información desglosada de los archivos Xml se almacena en un servidor en la nube, con lo cual facilitara al usuario acceder a esta información desde cualquier computadora con acceso a internet, solamente con tener instalado el sistema y contar con un nombre de usuario y contraseña válidos.

Además el usuario para mayor comodidad podrá exportar esta información a Microsoft Excel si es que así lo desea, podrá filtrar la información antes de ser exportada a Excel por cualquiera de los siguientes campos:

Filtrar por RFC Emisor, Filtrar Por RFC Receptor, Filtrar Por Tipo de Comprobantes

Filtrar por Periodos de Emisión de Facturas, Filtrar Por serie y folio de facturación. 

Figura 19: en esta figura se observa la información de las facturas procesadas en el sistema OrganizaXml, aquí se podrá filtrar toda la información de cada una de las empresas según las necesidades del usuario, además de que el resultado final con la información filtrada podrá ser exportado directamente a Microsoft Excel para su mejor manejo y mayor comodidad del usuario.

Generación de Archivos Pdf Genéricos

Adicionalmente el sistema cuenta con  la opción de imprimir cualquiera de las facturas que se encuentren almacenadas en el sistema OrganizaXML, ya que brinda la utilidad de generar un archivo Pdf genérico con la información del Xml que el usuario desee imprimir para tener la representación impresa del comprobante fiscal.

Para generar el Archivo Pdf Genérico de cualquier factura procesada, bastara con que el usuario ingrese a la sección “Consulta de facturas” y filtre la información necesaria hasta encontrar la factura que desee imprimir, una vez que el usuario localizo la factura a imprimir, bastara con seleccionarla y dar doble Click en el botón de la primer columna de la tabla con el texto “Imp.” (Imprimir), y el sistema automáticamente generara la versión de la factura en formato Pdf lista para imprimir o guardar basándose en la información obtenida en el archivo Xml.

En el anexo numero 1: de este mismo documento se muestra una imagen con información de ejemplo del formato en Pdf para la impresión de facturas genéricas de los comprobantes, este formato será el utilizado por el sistema para la creación de los archivos Pdf de forma dinámica.

  

Anexo Numero 1: Se muestra una Representación Impresa Genérica de laos comprobantes fiscales  que podrán ser generadas de forma automática desde el sistema OrganizaXml, además se podrá solicitar la elaboración de Formatos Pdfs personalizados según las necesidades si el usuario lo solicita.